2013
年
换
届
策
划
物流爱好者协会
二○一三年十月二十日
一、活动背景
湖南现代物流职业技术学院“物流爱好物流者协会”,是由一群有物流兴趣爱好的同学在2005年4月26日正式组织成立的一个学术型、服务型团体。九年来,协会根据学校教学特点有计划的开展有特色、有创新、形式新颖的社团活动,在加强校园文化建设、提高学生综合素质、促进学生成才就业、引导学生适应社会等方面发挥了重要作用。协会内部成员也在这一年的工作当中学到了许多专业知识与专业技能,今天,又到了一年一度的换届日,在协会中茁壮成长,壮大的这批物流人才将带着他们所掌握的专业知识与专业技能步入社会,将发展的眼光投向社会,走向属于他们的未来,故而,协会需要补充新的能源、注入新的活力,需要一个新的领导团体引导物协人去开创协会更美好的未来。
二、活动目的及意义
新的学年,物流爱好者协会注入了新鲜的血液,招纳了更多爱好物流的各色优秀人才,为协会明天的发展奠定了坚实的基础。与此同时,也意味着协会一批骨干人才将步入社会,因此,为了使协会更好的、长久的发展下去,协会需要挑选出一批能胜任协会理事会及各职能部门位置,具有优秀的领导能力、管理能力、能带领协会继续发展壮大的接班人。为了更好地落实协会换届工作,现制定此换届策划书,望换届工作能够依规顺利完成。
三、换届时间
2013年10月31日晚(星期四)
四、换届地点
学院办公楼四楼
五、主要负责人
林文斌
六、具体流程
(一)前期安排阶段
1、竞选人报名:
报名人员具体准备事项:一张生活照;一份自我介绍:一份自我介绍PPT。
注:自我介绍及PPT内容:姓名、班级、爱好、座右铭、竞选职位。
2、前期准备人员安排:
具体事项 |
人员安排 |
办公楼四楼钥匙的借取 |
林文斌、李玉婷 |
喷绘的制作海报的准备及粘贴 |
朱洁、朱仁、李宁东、雍琴 |
换届视频 |
李玉婷 |
换届PPT汇总及PPT制作 |
许雯洁 |
矿泉水(两箱) |
李宁东 |
签到表制作 |
朱洁 |
邀请函的购买、书写及领导邀请 |
陈太英、林文斌 |
协会成员代表 |
祁政龙 |
场地的人员规划 |
黄晶晶、李艳芳 |
花的购买 |
朱芳梅 |
台签的借取 |
朱芳梅、董传竞 |
主持人筛选 |
陈太英、李艳芳、李玉婷、许雯洁 |
相机准备和话筒2个 |
李宁东、林文斌 |
电脑一台 |
许雯洁 |
投票箱及投票单的设计制作 |
董传竞、阳迎、朱芳梅、谭婷婷 |
3、具体时间及人员安排
事项 |
负责人 |
时间 |
地点 |
礼仪教授 |
阳迎 |
10月17日 |
足球场 |
照片及个人资料交取 |
许雯洁 |
10月25日之前 |
教学楼112教室 |
竞选人报名、抽签 |
许雯洁 |
10月25日中午12:10 |
教学楼112教室 |
开会分配人员 |
林文斌 |
张贴喷绘、海报 |
朱仁 |
10月27日 |
公告栏处 |
投票箱及投票单的设计制作 |
阳迎、朱芳梅、谭婷婷、 |
10月27日 |
宿舍 |
签到牌借取与签到表制作 |
朱洁 |
10月28日 |
院团委 |
领导与嘉宾的邀请 |
林文斌、陈太英 |
10月28日 |
送往各位领导、嘉宾 |
换届视频及PPT汇总及PPT确定 |
李玉婷、许雯洁 |
10月28日 |
宿舍 |
聚餐地点 |
林文斌 |
10月29日 |
后街 |
注:前期的所有准备在10月29日18:00前全部准备完毕。
(二)正式换届阶段
1、主负责人安排
具体事项 |
人员 |
主持人(一男一女) |
(李艳芳、林文斌)蒋云燕、章俊仕 |
会场布置人员分配 |
(董传竞、朱仁)张小娟、李晓波、赵海元、何文娟、叶想花、许国居、金枫、高正浩、谭苏苏、王彬彬、张旭辉 |
嘉宾签到(2人) |
(朱洁、黄晶晶)夏玉、陈荣鹏 |
接待(8人--两个男生) |
(阳迎、雍琴)吴莉、熊婉情、李燥银、吕胜兰、、李游、唐胥瑶、吴勇、邓逢俊、曹丽娟、唐孟阳 |
视频、PPT放映(1人) |
(李玉婷)、唐龙 |
会议记录(4人) |
(朱洁)胡艳珍、向海涛、刘晨、左啸虎 |
摄影,拍照(2人) |
(李宁东)、罗益文 |
会场秩序维护(2人) |
(朱仁、董传竞)杨继亮、刘盼、葛明静、余新伟、吴军 |
发收投票单(3人) |
(朱芳梅、陈太英)、谭雪、黄志颖、童明锦、伍丽娟 |
统计票数(3人) |
(朱芳梅、陈太英)、陈旺球、文昭军、李智慧 |
联系设备部 |
(朱仁、林文斌) |
带领入座(大一2人) |
(林文斌、黄晶晶)、罗志庆、郭灵云、黄育杰 |
聚餐地点 |
林文斌 |
2、具体时间安排:
(1)协会所有成员在办公楼门口集合:17:30
负责人:朱洁
(2)嘉宾入场:18:30—18:55
换届仪式正式开始:19:00
(3)接待时间: 18:20—18:55
注:①没有分配任务的协会人员,也必须在5:30到达会场,帮忙布置会场,打扫卫生。
②嘉宾到场时,签完到,由没有分配任务的人员带领嘉宾入席,维护好会场纪律和保持会场卫生。
3、换届流程:
(1)奏国歌、奏院歌
(2)播放协会成长视频
(3)现任会长做年度报告
(4)现任理事长做财务报告
(5)协会新成员代表发言
(6)领导寄语
(7)欢送领导
(8)竞选演讲
(9)嘉宾投票、主持人宣布竞选结果
(10)会长进行交接
(11)指导老师讲话
(三)具体流程
1、17:30整,协会全体成员在办公楼下集合,带好工作牌。由朱洁点名;
2、负责人(陈太英)负责安排各个岗位人员的分配到位,再由各项负责人带领到指定点去负责工作;
3、其余没安排到任务的同学,到办公楼去帮忙打扫卫生、会场布置和等待临时安排;
4、负责人接待到场嘉宾签到,并带领入座。
5、领导到达会议室大门时,由负责人接待,并要求嘉宾掌声响起直至领导到指定位置坐下。
6、19:00整,主持人宣读开幕词,并主持全体老师、嘉宾起立,奏国歌、院歌。
7、播放协会成长视屏。由负责人播放协会视屏,下面全体人员安静观看。
8、现任会长上台,对过去一年在协会的工作进行总结
9、现任理事长上台对协会过去一年的财务开支做总结汇报。
10、协会新成员代表发言,并宣誓。
11、领导发言。按职位的大小依次有序的让各个领导上台发言。每一个领导上台发言时,下面嘉宾掌声响起,在领导发言完毕后嘉宾掌声再次响起。
12、欢送领导退场。
13、参加竞选的大二成员进行协会会长竞选演讲。按前期准备好的顺序依次有序的上台。
14、老师和嘉宾对竞选成员进行现场投票并进行票数汇总;
投票流程:
①由主持人讲解投票规则;
②由三个大一新成员负责下发、收回投票单。(1人负责老师、大三投票单的下发和收回,另外2人负责其余嘉宾投票单的下发和收回);
③将收回的投票单立即放入投票箱内;
④现场进行票数的统计、公布(统计形式:负责人在投票箱中每拿出一张票,首先判断是否是有效票,再现场念出票面上人的名字,一旁的两个人负责同时进行统计)
投票规则简明表:
对象 |
有效票数 |
票面值 |
备注 |
嘉宾 |
1 |
一票顶一票 |
按嘉宾、大三、老师的顺序来进行投票;
没有在规定形式下完成投票的,视作无效票 |
大三理事会成员 |
1 |
一票顶五票 |
领导、老师 |
1 |
一票顶五票 |
15、主持人引领XX老师上台宣布竞选结果。老师上讲台时,下面嘉宾鼓掌,宣布结果后,嘉宾掌声再次响起。新任会长上台在进行会长交接仪式。
16、现任会长公布理事会及各部门各个职位就职人员安排。
17、主持人宣布同学们退场,协会成员都留下拍照和聚餐
18、所有大二、大三的协会成员与指导老师谭老师和陈主任站在台前进行合影,其次再是所有大一大二大三的协会成员合影留恋。
(四)后期收场阶段
1、会场的整理及卫生的打扫
①设施设备的整理归还
②会场卫生的清扫
③座椅的恢复
2、聚餐
①订餐人员负责联系订餐
②安排人员带路
3、总结会议(大二)及报告
七、注意事项
1、要求大二全体成员必须着正装出席协会换届仪式;大一的安排到任务的,也必须穿正装。女生不得披头散发;
2、分配到任务的同学必须按时按质的完成任务,如遇到不能解决的问题,要提前给总负责人汇报,寻求解决办法;
3、接待人员在工作时不得交头接耳,接待时要面带微笑,说话时声音和悦;
4、所有协会成员进入会场后,手机自觉调成静音或关机状态;
5、主持人在开场时提醒下面的所有到场嘉宾手机调成静音或关机状态;
6、会议进行时,协会所有大一成员都统一站在后面场地,下面的嘉宾及协会成员不得玩手机、讲笑话。不得在会议室内随意走动;
7、拍照或摄影人员要时刻注意每个环节的拍摄与摄影;
8、要求上台发言人声音洪亮,装扮大方得体;
9、所有大一大二成员佩戴好工作牌。
八、经费预算
项目 |
费用/元 |
喷绘 |
50 |
邀请函 |
80 |
花 |
60 |
水两箱 |
80 |
聚餐 |
1400 |
资料打印费 |
10 |
合计 |
1680 |
物流爱好者协会
二○一三年十月二十日